Как сэкономить на аренде офиса: пять отработанных методов

Если арендодатель не хочет уменьшать арендную плату, что предпринять компании в этом случае? Существует два выхода из данной ситуации: подыскать более лояльного арендодателя или уменьшить затраты путем сокращения персонала и оптимизации бюджета. Оба пути чреваты осложнениями. Однако существует минимум пять способов, как сделать это максимально безболезненно для бюджета и персонала компании.
Сокращение офисных площадей без увольнения сотрудников
В прошлом году компания PwC, вернее ее норвежское подразделение в Бергене, на одну четвертую урезало общую площадь офиса, оставив прежним количество своего персонала. Этого удалось достичь благодаря принципу Activity based office, с помощью которого можно распланировать рабочее пространство офиса на базе основных видов активности его работников.
Через анкетирование в PwC выяснили, что:
годовой рост издержек на содержание офисного помещения составляет 7 процентов;
на протяжении дня почти 50 процентов сотрудников отсутствует за своим рабочим столом из-за собраний и командировок;
обсуждения рабочих моментов зачастую происходит в небольших командах с изменяющимся составом;
отсутствуют места для проведения встреч;
не хватает свободного пространства для создания рабочих мест для нового персонала.
По результатам исследования сотрудников отнесли к одной четырех групп («якоря», «соединители», «собиратели», «навигаторы»). Для каждой из них была определена численность участников, количество телефонных разговоров, время, потраченное на совещания. Выходя из этой информации, специалисты подсчитали минимальное необходимое число рабочих мест, телефонов и переговорных. Как результат, на треть уменьшилось количество столов сотрудников, при этом большинство их них стали «свободными». При этом уровень издержек на содержание офиса уменьшился на 40 процентов в годовом выражении.
Получение дополнительной прибыли с офиса
Оказалось, существует несколько способов заработка на своем офисе или его частях. Так, можно не выбрасывать старую мебель в утиль, а выгодно ее продать. Часть помещений можно превратить в коворкинг или сдать в субаренду. Если в фирме много сотрудников – это шанс заключить договор с вендинговой компанией на установку кофейных аппаратов.
Аутсорсинговое обслуживание
Эффект от передачи подрядчику части сопровождения офиса невелик. Другое дело — полное обслуживание офиса «на стороне» в условиях сокращения бюджета. Например, компании «Технополис» удалось заключить соглашение на полное администрирование офиса по цене в полтора раза ниже, чем, если бы компания самостоятельно занималась сопровождением.
Сэкономим на мебели
Внедрение электронного документооборота и использование ноутбуков вместо настольных ПК дает возможность отказаться от больших столов, шкафов и тумбочек. В компании PwC отказалась от их части, установив «локеры» - небольшие шкафы с ячейками, в которых можно хранить личные вещи, документы, лэптоп. Такое решение дает 20-% экономию в бюджете на офисную мебель.
Снижение операционных издержек
Яркий пример нестандартного подхода к сокращению издержек показала компания IG&H, которая вместо приемной в офисе создала кафе с барменом-секретарем. Обычно пустующее пространство стало местом неформальных совещаний, уютным место для работы, а также дополнительным источником прибыли.
Очевидно, что уменьшение издержек должно происходить на фоне роста эффективности. Гибкий, настраиваемый офис – это лучшая продуктивность сотрудников, меньше пропусков через стресс и болезни, больше возможностей сосредоточится на работе. А «умная» обстановка – это хорошее реноме бизнеса на рынке труда.